HENVISNINGER TIL DATABESKYTTELSE IHT. ART. 13 FF. GDPR
1. DATAANSVARLIGE
For indsamling og behandling af dine personoplysninger i forbindelse med brugen af Microsoft Teams (herefter kaldet "Teams") er Books on Demand GmbH, tlf.: +49 (0)40 – 53 43 35-0, info@bod.de ansvarlig.
Henvisninger: Besøger du websitet fra "Teams", er Microsoft Corporation ansvarlig for databehandlingen som udbyder af "Teams". Websitet skal dog kun besøges for at kunne downloade softwaren "Teams" til brug. Ønsker du ikke at bruge eller kan du ikke bruge "Teams"-softwaren (appen), kan du også bruge "Teams" i din browser. Tjenesten tilbydes dermed også via websitet fra Microsoft Corporation.
2. BESKRIVELSE AF BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER, MÅL OG FORMER
Til gennemførelse af telefonkonferencer, online-meetings, videokonferencer og webinarer (efterfølgende: "online-meetings") bruger vi "Teams" fra US-udbyderen Microsoft Corporation.
Alt efter art og omfang af brugen af "Teams" indsamles og behandles forskellige typer personoplysninger. Herunder hører især
• Oplysninger om dig (f.eks. for- og efternavn, e-mailadresse, profilbillede),
• meeting-metadata (f.eks. dato, tid og varighed for kommunikationen, navnet på meeting, deltagernes IP-adresse),
• tekst-, lyd- og videodata (f.eks. chatforløb, video- og lydafspilninger),
• forbindelsesdata (f.eks. telefonnummer, lande, start- og sluttider, IP-adresser).
Nedenfor informeres du nærmere om omfanget af behandlingen.
2,1. Nødvendige oplysninger og funktioner
Du har som medarbejder en brugerkonto, med hvilken du kan arrangere og udføre online-meetings som "bruger" eller "moderator". Følgende oplysninger indsamles og behandles for at kunne oprette din brugerkonto eller for at planlægge og udføre online-meetings: Navn, brugernavn, e-mail eller telefonnummer, password (hvis der ikke bruges single sign-on).
Er du en intern eller ekstern deltager ("gæst") i en online-meeting, bruger du linket på handlingssiden. Du skal dermed angive dit navn og eventuelt også en e-mailadresse til en anmeldelse til online-meeting. Som deltager kan du deltage direkte i et meeting via en browser uden at Teams-appen skal være installeret.
Toolet indsamler også brugerdata, som skal bruges til tilvejebringelsen samt tekniske og driftsmæssige understøttelse og forbedringer af de tjenester, der stilles til rådighed. Herunder hører især oplysninger om dine enheder, dit netværk og internetforbindelse, såsom f.eks. IP-adresse, MAC-adresse, andre enhed ID'er (UDID), enhedstype, operativsystem og -version, client-version, kameratype, mikrofon eller højttaler, forbindelsens art).
2,2. Frivillige oplysninger og funktioner
Yderligere oplysninger om din person kan du selv angive, men behøver ikke. Du kan også bruge chatfunktionen under et online-meeting. Du kan også selv deaktivere dit kamera og din mikrofon efter ønske.
Bruger du chatfunktionen, behandles dine beskeder, så de kan vises i et "online-meeting". Har du aktiveret dit kamera eller din mikrofon, behandles dataene fra enhedens mikrofon samt eventuelt også videokameraet, så længe et meeting finder sted. I starten af et online-meeting er dit kamera og din mikrofon slået standardmæssigt fra.
Du bedes være opmærksom på, at alle informationer, som du eller andre uploader, stiller til rådighed eller opretter under et online-meeting, behandles så længe et meeting finder sted. Herunder hører især chat-/tekstbeskeder, filer, whiteboards og andre informationer, som deles under brugen af tjenesten.
2,3. Yderligere informationer for behandlingen af dine oplysninger
Yderligere informationer for behandlingen af dine personoplysninger, når du bruger "Teams" findes under: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement og https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/.
3. RETSGRUNDLAG FOR BEHANDLING AF OPLYSNINGER
Bruges "Teams" som medarbejder, sker behandlingen af oplysninger på grundlag af § 26 stk. 1 i den tyske databeskyttelseslov ("Bundesdatenschutzgesetz"), for så vidt og kun hvis udførelse af online-meetings er nødvendig for arbejdsforholdet.
Deltager du som ekstern deltager i et online-meeting, behandles dine oplysninger på grundlag af art. 6 stk. 1 lit. b. GDPR, for så vidt deltagelse i et online-meeting er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i. Tilsvarende gælder, hvis udførelsen af et online-meeting er nødvendig til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
For så vidt personoplysninger ikke behandles inden for et arbejdsforhold eller for at opfylde en indgået kontrakt i sammenhæng med brugen af "Teams" eller til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, sker behandlingen på grundlag af art. 6 stk. 1 lit. f GDPR. En legitim interesse består her i opretholdelse af en kommunikation, uafhængig af stedet, pleje af kontakter samt opfyldelse af kontrakter.
For så vidt du frivilligt har givet personoplysninger eller bruger funktioner, der ikke nødvendigt skal bruges, når dette tool bruges, behandles de modtagne personoplysninger på grundlag af dit samtykke, der til enhver tid kan kaldes tilbage iht. art. 6 stk. 1 lit. a, 7 GDPR eventuelt sammenholdt med § 26 stk. 2 i den tyske databeskyttelseslov ("Bundesdatenschutzgesetz"). Du kan trække dit samtykke tilbage til enhver tid. Tilbagetrækningen gælder for fremtidige behandlinger. Du bedes tage højde for, at behandlinger, der er udført før tilbagetrækningen, ikke er berørte heraf.
4. VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Vi giver generelt ingen oplysninger videre til tredjeparter. Oplysninger gives kun videre, for så vidt disse er indsamlet til dette formål og du forinden har givet dit samtykke heri eller vi som følge af lovkrav er forpligtet eller berettiget hertil. Du bedes være opmærksom på, at indhold fra "online-meetings" lige som ved personligt fremmøde generelt bruges til at kommunikere med kunder, interessenter eller tredjeparter og dermed skal videregives.
Under behandlingen af dine personoplysninger hjælper Microsoft Corporation os som ekstern tjenesteyder og databehandler iht. art. 28 GDPR. Microsoft Corporation som databehandler behandler dine personoplysninger som instrueret og på grundlag af en særskilt indgået databehandleraftale. En behandling af personoplysninger uden for den Europæiske Union (EU) eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS) sker principielt ikke, da vi har begrænset lagringen af oplysninger til datacentre i den Europæiske Union. Det kan dog ikke udelukkes, at dine personoplysninger også behandles uden for EU eller EØS eller overføres til Microsoft Corporation. Der kan opnås et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau med henblik på Microsoft Corporation iht. art. 45 stk. 1 GDPR ved hjælp af EU-standardbestemmelser om databeskyttelse og eventuelle supplerende foranstaltninger. Vi stiller gerne en kopi af EU-standardbestemmelserne om databeskyttelse samt yderligere informationer om supplerende foranstaltninger til rådighed på forespørgsel.
5. SLETNING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
Vi behandler principielt kun dine personoplysninger så længe, som vi har brug for dem til det formål, som de blev indsamlet til. Derefter slettes dine personoplysninger, medmindre en behandling eller lagring af dine personoplysninger er nødvendige for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. I tilfælde af opbevareringspligter iht. loven slettes oplysningerne først efter den anførte opbevaringspligt.
For alle andre tilfælde gælder de følgende lagrings- eller slettefrister:
• Alle brugerkontooplysninger slettes principielt, når tjenesten ikke længere skal stilles til rådighed.
• Oplysningerne mellemlagres midlertidigt på Microsoft servere for at sikre en problemfri streaming.
• Medier, der sendes mellem deltagerne i et "meeting-rum", lagres ikke.
• Lyd- og videoindhold behandles i løbet af streamingen og lagres ikke.
• Chatbeskeder lagres ikke permanent.
• Derudover lagrer vi ingen personoplysninger permanent.
6. DINE RETTIGHEDER SOM REGISTRERET PERSON
Iht. art. 15 GDPR har registrerede ret til få den dataansvarliges bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende den pågældende behandles samt ret til urigtige personoplysninger om sig selv berigtiget iht. art. 16 GDPR samt ret til at få personoplysninger om sig selv slettet, for så vidt der foreligger en af de grunde, der er anført i art. 17 GDPR, f.eks. når der ikke længere er brug for oplysningerne. Du har derudover ret til at opnå begrænsning af behandling, hvis et af følgende forhold gør sig gældende iht. art. 18 GDPR samt ret til dataportabilitet i tilfældene iht. art. 20 GDPR. I tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på grundlag af art. 6 stk. 1 lit. f GDPR, har du også ret til at gøre indsigelse. Vi behandler så ikke længere dine personoplysninger, medmindre der foreligger vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for den registreredes interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Du kan gøre dine rettigheder gældende her:
Dr. Uwe Schläger datenschutz nord GmbH
Web: www.datenschutz-nord-gruppe.de
E-mail: office@datenschutz-nord.de
Telefon: 0421 69 66 32 0
Du har ret til at indgive klage til en tilsynsmyndighed, hvis du finder, at behandlingen af personoplysninger vedrørende dig overtræder denne forordning. Retten til at indgive klage kan gøres for en tilsynsmyndighed, navnlig i den medlemsstat, hvor du har dit sædvanlige opholdssted, eller hvor den påståede overtrædelse har fundet sted.
7. VORES DATABESKYTTELSESRÅDGIVER
Vi har en databeskyttelsesrådgiver, der hjælper os med at overholde vores pligter mht. databeskyttelse. Vores databeskyttelsesrådgivers kontaktoplysninger er:
datenschutz nord GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen
E-mail: office@datenschutz-nord.de
Web: www.datenschutz-nord-gruppe.de